Een innovatieve IT-oplossing implementeren (deel 1)

Elke supply chain en elke productie-installatie krijgen vroeg of laat te maken met veranderingen. In de 21e eeuw zijn er veel van dergelijke veranderingen geweest: van innovatieve IT-technologieën tot nieuwe methodieken om de kwaliteit van producten te verbeteren, of het gehele supply chain managementsysteem.

Voordat je aan zo’n grote, maar tijdrovende verandering begint, heb je misschien wat angst: wat als het niet werkt?

Hoe bereidt u uw bedrijf voor op de technologieën die u implementeert te borgen zodat ze een positief effect op lange termijn te hebben? In dit artikel delen we een paar situaties die we in verschillende landen zijn tegengekomen.

We zullen enkele aspecten bekijken die verband houden met supply chain management in industriële en distributiebedrijven. Dit zijn inzichten uit de praktijk uit de implementatieprojecten van Intuiflow, een Cloud gebaseerde IT-oplossing die werkt met de DDMRP-methodiek.

Bekijk de voorbeelden vanuit uw eigen perspectief om te bepalen wat er op operationeel en strategisch niveau moet worden veranderd voordat u klaar bent om innovaties te introduceren.

U hebt dus besloten om de DDMRP-oplossing te implementeren om de hele supply chain te automatiseren en natuurlijk wilt u de voorraad optimaliseren, doorlooptijden verkorten, serviceniveaus verhogen en, belangrijker nog, het rendement op de investering verhogen.

De eerste stap bij het implementeren van een dergelijke oplossing is een procesaudit. Ons implementatieteam helpt u bij het beschrijven van de huidige bedrijfsprocessen op het gebied van supply chain management, met een bijzondere focus op voorraadbeheer.

Laten we eens kijken wat voor soort situaties de consultants tegenkomen tijdens de audit en het daaropvolgende project.
 

Focus #1: Data Onderhoud

De impact van de menselijke factor op gegevens (de wijziging, inrichting, onderhoud ervan in de loop van de tijd) moet worden overwogen bij het implementeren van innovaties.

We zijn bedrijven tegengekomen die geen gestructureerde workflow hebben voor het onderhoud van technische gegevens.

  • De gegevens worden niet altijd bijgehouden in het gemeenschappelijke ERP-systeem
  • Er is geen procedure, of deze wordt niet strikt gevolgd

Als gevolg hiervan past elke persoon het onderhoud van de gegevens op zijn eigen manier aan in zijn spreadsheet. De data is chaotisch en ongestructureerd. De kans op fouten is groot.

Enkele voorbeelden:

  • Fouten bij het invoeren van gegevens;
  • Vergeten om gegevens van de e-mail naar de spreadsheet over te zetten, of gegevens zijn per ongeluk verwijderd/ niet opgeslagen;
  • Ongeldig bestandsformaat of gegevenstype;
  • Veel operators werken met een spreadsheet, maar elk van hen heeft zijn eigen algoritmen of formules die fouten/ misverstanden/ weglatingen van informatie tijdens synchronisatie kunnen veroorzaken.

 

Volgens statistieken (studie ray panko, professor computermanagement aan de Universiteit van Hawaï), bevat meer dan 90% van de spreadsheets fouten.

“Het belangrijkste is om de binnenkomende data correct in te stellen. Intuiflow werkt goed als de eerste gegevens correct zijn, het zal aanbevelen wat te produceren, wat te kopen en wanneer.” – bevestigt Vladimir Ropalo, supply chain manager bij Monomakh, een bedrijf in consumentenproducten.

Aangezien het systeem slechts een spiegel is van de geïmporteerde informatie, is het noodzakelijk om het importproces correct te configureren. Op die manier zullen de algoritmen alles berekenen, grafieken bouwen en de gegevens presenteren in intuïtieve tabellen.


 

Focus #2: Beschikbaarheid van vaardigheden

Elk bedrijf heeft een veelheid aan projecten. Zeker als je in een snelle groeifase zit, kan de beschikbaarheid van expertise om nieuwe projecten te implementeren een uitdaging zijn.

Meestal, om het project na de eerste evaluatie te starten, stelt het bedrijf een projectteam voor. Het moet een kern van expertise hebben; deze mensen zullen de taken en beslissingen vaststellen en volgen die van cruciaal belang zijn voor het hele bedrijf. Ze zullen ook het systeem beheren en de nieuwe planners begeleiden.

Maar door de snelle groei van het bedrijf en het gebrek aan specialisten ontstaat na enkele maanden een nieuwe situatie: de experts in onze kerncompetenties worden overgeplaatst naar een andere afdeling, iemand wordt gepromoveerd, iemand neemt ontslag en als gevolg daarvan verlaten mensen het project. Je verliest je leiders. De nieuwe planners missen de informatie die ze nodig hebben en het project vertraagt weer. Als geen van de nieuwe teamleden diep graaft, het oorspronkelijke plan en de complexiteit ervan begrijpt, riskeert u vanaf het begin te beginnen.
 

Een bonus tip

De aanbeveling is om een structurele kern van competentie te creëren. Dit betekent het behouden van expertise binnen een kernteam, ongeacht latere organisatorische veranderingen.

Uw specialisten hebben de ondersteuning van een referentieteam(vaak key-users) nodig, niet slechts één expert (dit is vooral belangrijk voor grote bedrijven). Het is dit team dat de eindgebruikers ondersteunt en bestaat uit systeem- en methodologiedeskundigen. Zodra de consultants waarmee u werkt het project hebben voltooid en het bedrijf hebben verlaten, zal dit referentieteam verdere innovatie en verbetering blijven stimuleren.

In het volgende artikel zullen we kijken naar twee andere aandachtspunten die u zouden moeten interesseren!