Geprojecteerde voorraad is een illusie!
Wanneer u de principes van MRP leert, gebruikt u een weergave zoals hieronder aangegeven.
Afhankelijk van het ERP-systeem wordt de informatie op verschillende manieren weergegeven, maar de essentie blijft hetzelfde. Als je bijvoorbeeld een planner bent in een bedrijf dat SAP gebruikt, is de kans groot dat je een groot deel van je tijd doorbrengt op het onaantastbaar MD04-scherm!
Dit scherm is heel logisch: we projecteren de behoeften per periode, de beschikbare middelen per periode en dus de voorraad. Volgens deze geprojecteerde voorraad creëren we inkooporders, als bijvoorbeeld de verwachte voorraad onder de veiligheidsvoorraad valt.
Het is logisch, rationeel en stelt ons in staat om het ideale plan voor vandaag te plannen.
In sommige just-in-time omgevingen, bijvoorbeeld voor auto-onderdelen, wordt deze weergave zeer strikt gebruikt, met een korte horizon, zodat de voorraad nooit te laag wordt (bijv. tot minder dan 3 dagen nodig), noch te hoog (bijv. tot meer dan 7 dagen behoefte).
Dit is een formele weergave, vanuit het ERP-registratiesysteem van het bedrijf, dus de cijfers zijn officieel en gezaghebbend… Tenminste voor vandaag!
Helaas, zoals elke planner weet, kan het scherm van morgen mogelijk een ander verhaal vertellen… Het ideale plan dat is uitgevoerd, leidt uiteindelijk tot een risico op tekorten op dit onderdeel, terwijl het onderdeel ernaast uiteindelijk over bevoorraad zal zijn!
Hoe is dit mogelijk, wanneer de eerste redenering volkomen logisch is? Waarom kan je het het MD04-scherm niet vertrouwen?
In feite is de verwachte voorraad dit: een projectie, d.w.z. een veronderstelling. Hou jezelf niet voor de gek, de verwachte voorraad zal anders zijn!
Alle cijfers in de bovenstaande tabel zijn inschattingen. Verkoopprognoses zijn inschattingen. Geboekte bestellingen kunnen veranderen: sommige worden vertraagd, andere komen eerder binnen. Leveringen en productie komen mogelijk niet precies aan wanneer ze worden verwacht, sommige zullen eerder zijn, sommige zullen later aankomen of er kan een kwaliteitsprobleem zijn.
U moet zich hiervan bewust zijn: de geprojecteerde inventaris is een illusie, de realiteit zal anders zijn, denk niet dat uw MD04-scherm of de MRP-werkbank van uw ERP u de waarheid vertelt – zelfs als het alle tekenen van betrouwbaarheid heeft met zijn precieze cijfers en data!
Hetzelfde geldt voor de voorraadprognoses die u kunt maken met DDMRP als onderdeel van het DDS&OP-proces. Het onderstaande beeld voor de komende weken zal waarschijnlijk niet precies hetzelfde uitkomen.
Je hoeft alleen maar naar de onderstaande grafiek van de afgelopen weken te kijken om te zien dat wat er is gebeurd anders is dan was verwacht. U had bijvoorbeeld elke 3 tot 4 weken goederen moeten ontvangen, maar we hebben al twee maanden niets ontvangen en uw voorraad wordt gevaarlijk laag. U bent van plan om de komende twee weken twee zendingen te ontvangen, dat is wat uw leverancier zegt, maar zullen deze op tijd zijn?
Vertrouwen op een geprojecteerde voorraadweergave klinkt heel logisch, maar in feite is het gevaarlijk:
- Als we op de projectie vertrouwen, leveren we precies wat nodig is. Door dit te doen creëren we over het algemeen instabiliteit, omdat we alles baseren op de precieze, maar onbetrouwbare dataset van de komende dagen/ weken. Wanneer we de behoefte aan aanvulling met een DDMRP-buffer bepalen, baseren we onze beslissing op een GEMIDDELD verbruik of prognose per dag die wordt bepaald over een vloeiende horizon. We nemen bijvoorbeeld het gemiddelde van de voorspellingen voor de komende 8 weken en het verbruik van de afgelopen 8 weken. Dit zal ons in staat stellen om in de overgrote meerderheid van de gevallen relevanter te zijn, omdat we een reëel achtergrondverbruik hebben. Aan de andere kant laat onze favoriete MD04 ons rennen en stilstaan…
- Uiteindelijk geloof je de cijfers op het scherm en vergeet je dat het slechts aannames zijn. De aanpak van DDS&OP is gebaseerd op het in aanmerking nemen van scenario’s en het identificeren van uitzonderingen van de producten die het risico lopen een te laag of te hoog voorraad niveau te krijgen. Daarbij richten de planners hun aandacht op deze risico’s, de uitvoeringswaarschuwingen en de te nemen maatregelen om de risico’s te beperken.
De overgang van een geprojecteerde MRP-voorraadweergave naar een DDMRP-benadering op basis van verbruikspercentages en scenario’s is niet zo eenvoudig voor planners die al lange tijd gewend zijn aan MRP. Het gebruik van MD04 lijkt een betere voorraadoptimalisatie mogelijk te maken, terwijl de gemiddelde en op uitzonderingen gebaseerde aanpak van DDMRP als minder concreet kan worden ervaren. Feit is dat we niet in een voorspelbare omgeving leven, maar in een vloeiende en veranderende omgeving.
De praktijk leert dat wanneer je de sprong waagt, je veel betere resultaten krijgt op het gebied van service en voorraad. Je moet gewoon bereid zijn om los te laten en procesmatig binnen de ideale voorraad niveaus (tussen rood en groen) te blijven.
