Intuïtieve S&OP-processen ontwikkelen

Intuïtieve S&OP-processen ontwikkelen

Intuïtie en S&OP-processen met elkaar in verband brengen lijkt misschien… Contra-intuïtief, nietwaar?
Voor de meeste bedrijven die het toepassen, houdt het S&OP-proces in dat informatie, feiten en hypotheses worden verzameld om deze te analyseren en vervolgens te gebruiken om een actieplan te ontwikkelen -een stappenplan voor het onderhandelen over veranderingen in de aankomende maanden-.
Het gaat om het kraken van gegevens, logisch redeneren, het samenvoegen van elementen uit verschillende functies en het maken van plannen. Het is een complex en vaak lang en moeizaam proces. Er lijkt niet veel ruimte voor intuïtie.
En toch…

Hoe de toegenomen onzekerheid de rationaliteit op de proef stelt

In een wereld die steeds veranderlijker, onzekerder, complexer en dubbelzinniger wordt (“VUCA”), wordt de reikwijdte van rationeel redeneren steeds meer in twijfel getrokken. Wanneer de verbanden tussen oorzaak en gevolg verstoord raken, onderlinge afhankelijkheden zo verweven raken en tot trapsgewijze effecten leiden, wordt rationaliteit op de proef gesteld. Het vereist bereidheid om risico’s te nemen, om te anticiperen op veranderingen die doorgevoerd moeten worden, zodat onze onderneming het hoofd kan bieden aan een steeds onzekerder wordende evolutie van haar omgeving.
S&OP is een besluitvormingsproces voor het managementteam. Dit besluitvormingsproces wordt gevoed door feiten, het is datagestuurd. Maar managementbeslissingen integreren -naast bewezen feiten- ook een dosis interpretatie en het nemen van risico’s, waarin intuïtie een plaats heeft.

Intuïtie, een proces gevoed door ervaring

Intuïtie is niet het tegenovergestelde van logica. Studies tonen zelfs aan dat intuïtieve beslissingen gebaseerd zijn op de ervaring die wij als individu, maar ook als groep, vergaren en die in ons individueel of collectief onderbewuste gegrift staat. Wat als irrationeel kan worden gezien, is dat juist niet. Omdat wij onze beslissingen baseren op lessen die we van soortgelijke situaties of eerdere beslissingen hebben geleerd.
Wat is er zinniger en pragmatischer dan S&OP te baseren op ervaringen uit het verleden?
Goede basisvoorbeelden liggen in de lijn hiervan:

• Integreer het recente verleden altijd in het S&OP-proces met betrekking tot prognoses, zorg voor continuïteit tussen het recente verleden en de nabije toekomst en vermijd onrealistische discontinuïteit.
• Integratie van de mogelijkheden van het operationele model: historische prestaties, bufferprojectie, aangetoonde mogelijkheden, enz.

Gebruik intuïtie voor het snel nemen van beslissingen

Intuïtie leidt tot snelle, zelfs automatische beslissingen.
Automatisme heeft zeker nut in de tactische doelstellingen (tactische horizon), doorgaans tot twee of drie maanden. We gebruiken een vraag gestuurd werkingsmodel, dat wordt aangepast aan de verwachte vraagscenario’s. Dit proces moet grotendeels automatisch en mechanisch verlopen en wordt afgehandeld door het team dat belast is met de afstemming van het S&OP-proces, zonder escalatie naar het managementteam.
Voorbijgaand aan deze tactische horizon en voor de beoordeling door het managementteam, is het noodzakelijk om het besluitvormingsproces te voeden… Om ervoor te zorgen dat beslissingen daadwerkelijk worden genomen!
Onze ervaring is dat het S&OP-proces in veel bedrijven vastloopt en niet doeltreffend is, gewoon omdat er te weinig besluiten worden genomen. S&OP wordt in dat geval een forum voor het delen van informatie en veronderstellingen. Maar al te vaak worden beslissingen uitgesteld of op een ander moment genomen, mogelijk in de haast van alledag.
Als de verwerking van de informatie bovendien drie of vier weken heeft geduurd voordat het de S&OP-evaluatie bereikt, zitten we met mogelijk verouderde informatie, wat de besluitvorming niet ten goede komt.
De omgeving verandert snel, dus het is beter om nu een niet-perfecte beslissing te nemen, die over een paar weken wordt gecorrigeerd, dan een beslissing die een paar weken wordt uitgesteld, nietwaar? Een min of meer juiste beslissing vandaag, is beter dan geen beslissing. Wachten tot alle informatie voor het nemen van de juiste beslissing compleet is, om zo de risico’s te minimaliseren, is meer en meer een illusie…
Hoe wordt het nemen van besluiten gemakkelijker? Door de beslissing te ondersteunen met elementen die intuïtief gemaakt worden! De gevolgen van scenario’s grafisch weergeven, de alternatieven in één oogopslag begrijpen, vertrouwen hebben in de orde van grootte van de gegevens, de verhalen begrijpen, de veronderstellingen die aan de scenario’s ten grondslag liggen, dat is wat een managementteam nodig heeft.
De rol van het S&OP-afstemmingsteam bestaat dus uit het aanreiken van een intuïtief leesrooster aan het managementteam, dat gebruikt kan worden bij de beoordeling door het managementteam.

De emotionele kant van beslissingen nemen

Vraaggedreven S&OP verbindt de strategie van de onderneming met haar operationele capaciteiten. De uitwerking van de strategie, de ontwikkeling ervan in verhouding tot de concurrentiële omgeving waarin de onderneming evolueert, berust niet alleen op feiten. Een zeker risico moet worden genomen, verschillende functies binnen de onderneming moeten worden verenigd, er zijn scenario’s waarin men meer gelooft en andere waarin men minder gelooft, partners -leveranciers, klanten- die men meer of minder vertrouwt, men heeft meer kans van slagen bij bepaalde acties die voor de teams aanvaardbaarder zullen zijn, enz. Dit alles is niet louter logisch en rationeel en intuïtie verdient zeker een plaats in deze beslissingen.

De noodzaak van het S&OP-proces: intuïtie aanwakkeren

De snelheid waarmee de context van elke onderneming evolueert, maakt het absoluut noodzakelijk om IT-tools te integreren: versnipperde gegevens verzamelen, deze gegevens samenvoegen in Excel en vervolgens een PowerPoint voorbereiden voor de managementbeoordeling, is niet langer de geschikte manier. Een verwerkingstijd van enkele weken om tot leesbare alternatieven te komen en nog eens enkele weken om strategische beslissingen te operationaliseren, is niet langer wenselijk.
Één en het hetzelfde systeem moet u in staat stellen het operationele model te projecteren, alternatieven te visualiseren, intuïtieve beslissingen visueel te ondersteunen en beslissingen te vertalen in operationele parameters. Aarzel niet om contact met ons op te nemen om uw intuïtieve S&OP-proces aan te wakkeren en te stimuleren!